Como criar um diagrama BPMN do zero

Documentar processos de negócio de forma clara e padronizada é fundamental para qualquer organização que busca eficiência operacional e melhoria contínua. O BPMN (Business Process Model and Notation) se consolidou como a notação mais utilizada mundialmente para representar processos através de diagramas visuais. 

Contudo, muitos profissionais ainda têm dúvidas sobre como começar a criar esses diagramas de forma correta e eficiente.

Neste artigo, você vai aprender passo a passo como criar um diagrama BPMN do zero, desde a preparação inicial até a validação final. Dessa forma, você poderá documentar processos com clareza, facilitar a comunicação entre equipes e identificar oportunidades de otimização. 

Você conhecerá as melhores práticas e elementos essenciais dessa notação padronizada.

O que é BPMN e por que utilizá-lo?

BPMN é uma notação gráfica padronizada desenvolvida para modelar processos de negócio de maneira compreensível para todos os stakeholders. 

Primeiramente, ela utiliza símbolos específicos que representam atividades, eventos, decisões e fluxos de trabalho. Consequentemente, qualquer pessoa familiarizada com a notação consegue interpretar o processo sem ambiguidades.

A principal vantagem do BPMN é sua capacidade de servir como linguagem comum entre áreas técnicas e de negócio. Gestores compreendem o fluxo operacional, enquanto desenvolvedores identificam requisitos para automação. Portanto, essa notação reduz mal-entendidos e acelera a implementação de melhorias nos processos organizacionais.

Preparação antes de criar o diagrama

Antes de iniciar a modelagem propriamente dita, é essencial realizar um trabalho preparatório adequado. Primeiramente, defina claramente qual processo será mapeado e estabeleça seus limites, identificando onde começa e onde termina. Em seguida, reúna informações através de entrevistas com pessoas que executam o processo diariamente.

Além disso, colete documentos existentes como procedimentos operacionais, formulários utilizados e registros de execução. Essa base de informações garante que o diagrama reflita a realidade operacional e não apenas percepções individuais. Ademais, identificar os principais envolvidos e suas responsabilidades facilita a distribuição correta das atividades no modelo.

Elementos básicos do BPMN

Para criar um diagrama BPMN eficaz, você precisa conhecer os elementos fundamentais da notação. Os eventos são representados por círculos e indicam algo que acontece durante o processo, como início, fim ou recebimento de mensagem. As atividades, simbolizadas por retângulos com cantos arredondados, representam trabalho executado.

Os gateways, mostrados como losangos, controlam a divergência e convergência do fluxo, representando decisões ou paralelismo. Por outro lado, as setas conectam esses elementos mostrando a sequência de execução. Compreender esses componentes básicos permite construir diagramas que comunicam claramente a lógica do processo.

Identificando o evento de início

Todo diagrama BPMN começa com um evento de início, representado por um círculo com borda fina. Esse elemento indica o gatilho que dispara a execução do processo. Pode ser algo como o recebimento de um pedido, a chegada de uma data específica ou a solicitação de um cliente.

Definir corretamente o evento de início é crucial porque estabelece o contexto e as condições iniciais do processo. Pergunte-se: o que faz esse processo começar? Em muitos casos, pode haver múltiplos gatilhos possíveis, e cada um pode exigir modelagem de variações do processo. Portanto, identificar precisamente esse ponto de partida orienta toda a construção subsequente do diagrama.

Mapeando as atividades principais

Após definir o início, liste as principais atividades executadas ao longo do processo. Nesta etapa, foque nas tarefas essenciais sem se perder em detalhes excessivos inicialmente. 

Cada atividade deve ser nomeada com verbo no infinitivo seguido de objeto, como “Aprovar solicitação” ou “Emitir nota fiscal”.

Organize essas atividades na sequência em que ocorrem, conectando-as com setas de fluxo de sequência. Para processos mais complexos, considere usar raias (swimlanes) que dividem o diagrama horizontalmente ou verticalmente, atribuindo cada atividade ao responsável pela execução. 

Ferramentas digitais especializadas, como as oferecidas pela Docnix, facilitam a criação e o gerenciamento colaborativo desses diagramas de processo.

Inserindo pontos de decisão

Processos raramente seguem um caminho único do início ao fim. Normalmente, existem pontos onde decisões precisam ser tomadas, direcionando o fluxo para diferentes caminhos. No BPMN, esses pontos são representados por gateways exclusivos, simbolizados por losangos com um X interno.

Cada saída do gateway deve ser claramente rotulada com a condição que leva àquele caminho, como “Valor aprovado” ou “Documentação incompleta”. Lembre-se de que todos os caminhos alternativos eventualmente devem convergir novamente ou levar a eventos de término. Portanto, trace cuidadosamente essas ramificações para evitar fluxos sem saída ou ambiguidades na lógica do processo.

Adicionando eventos intermediários

Durante a execução de um processo, eventos podem ocorrer que afetam seu fluxo normal. Eventos intermediários, representados por círculos com borda dupla, capturam essas ocorrências. Por exemplo, um temporizador pode indicar que determinada atividade tem prazo máximo, ou uma mensagem pode representar comunicação com sistemas externos.

Incluir esses eventos torna o diagrama mais realista e completo. Eles documentam exceções, integrações e restrições temporais que impactam a execução. 

Contudo, equilibre detalhamento com clareza: adicione eventos intermediários relevantes, mas evite sobrecarregar o diagrama com informações secundárias que dificultam a compreensão.

Definindo eventos de término

Todo processo precisa ter pelo menos um evento de término, representado por círculo com borda grossa. Esse elemento indica que o processo foi concluído e qual resultado foi alcançado. Processos podem ter múltiplos eventos de término representando diferentes finalizações possíveis, como “Pedido entregue com sucesso” ou “Solicitação cancelada pelo cliente”.

Nomear claramente cada evento de término ajuda a identificar os possíveis desfechos do processo. Além disso, essa informação é valiosa para definir indicadores de desempenho, pois permite medir quantas vezes cada resultado ocorreu. Portanto, dedique atenção especial a essa etapa para garantir que todos os cenários de conclusão estejam mapeados.

Utilizando subprocessos para simplicidade

Quando um processo possui muitas atividades, o diagrama pode se tornar complexo e difícil de compreender. Nestas situações, utilize subprocessos para agrupar atividades relacionadas em um único elemento recolhido. Visualmente, subprocessos são representados por retângulos com um pequeno sinal de mais na parte inferior.

Essa técnica mantém o diagrama principal enxuto e focado no fluxo macro, enquanto os detalhes ficam encapsulados nos subprocessos. Quando necessário, cada subprocesso pode ser expandido em seu próprio diagrama detalhado. Consequentemente, você obtém diferentes níveis de abstração que atendem audiências com necessidades distintas de informação.

Validando o diagrama com a equipe

Após criar a primeira versão do diagrama BPMN, é fundamental validá-lo com as pessoas que executam o processo. Organize reuniões de revisão onde o modelo é apresentado e discutido detalhadamente. Frequentemente, essa validação revela atividades esquecidas, decisões não documentadas ou sequências incorretas.

Além disso, o processo de validação promove engajamento e ownership da equipe em relação ao modelo. Quando as pessoas veem suas contribuições incorporadas, sentem-se valorizadas e tornam-se defensoras do processo documentado. Portanto, trate essa etapa não como mera formalidade, mas como oportunidade de refinamento colaborativo e construção de consenso.

Ferramentas para modelagem BPMN

Embora seja possível desenhar diagramas BPMN em ferramentas genéricas de desenho, utilizar softwares especializados traz vantagens significativas. Essas ferramentas oferecem bibliotecas de símbolos padronizados, validação automática de regras da notação e exportação em formatos interoperáveis. Ademais, muitas permitem simulação de processos e geração de documentação automatizada.

Opções populares incluem desde ferramentas gratuitas até plataformas empresariais robustas. 

A escolha depende das necessidades específicas da organização, como integração com sistemas existentes, colaboração em tempo real e capacidades de análise. Independentemente da ferramenta, o mais importante é que ela facilite a criação e manutenção dos modelos ao invés de adicionar complexidade desnecessária.

Boas práticas na criação de diagramas

Para maximizar a eficácia dos seus diagramas BPMN, siga algumas práticas recomendadas. Primeiramente, mantenha simplicidade: inclua apenas informações relevantes e evite sobrecarregar com detalhes secundários. Use nomenclaturas consistentes e claras para atividades e eventos, preferindo descrições objetivas a termos técnicos internos.

Além disso, organize visualmente o diagrama para facilitar a leitura, geralmente seguindo o fluxo da esquerda para direita e de cima para baixo. Utilize cores e anotações com moderação para destacar aspectos importantes sem poluir visualmente.

Documentando informações complementares

Embora o diagrama BPMN seja uma representação visual poderosa, frequentemente é necessário documentar informações que não cabem no modelo gráfico. Isso inclui descrições detalhadas de atividades, regras de negócio específicas, documentos associados e indicadores de desempenho. 

Muitas ferramentas permitem anexar essas informações diretamente aos elementos do diagrama.

Criar um dicionário de processos que complemente o modelo visual garante que toda informação relevante esteja acessível. Essa documentação adicional é especialmente importante para treinamento de novos colaboradores e para auditorias de conformidade. 

Portanto, trate o diagrama e a documentação textual como componentes complementares de uma descrição completa do processo.

Conclusão

Criar um diagrama BPMN do zero pode parecer desafiador inicialmente, mas seguindo uma abordagem estruturada você alcançará resultados profissionais e úteis. Começar com preparação adequada, conhecer os elementos fundamentais da notação e validar colaborativamente são passos essenciais para o sucesso. 

Ademais, utilizar ferramentas apropriadas e seguir boas práticas garante que seus diagramas sejam claros, precisos e valiosos.

Lembre-se de que modelagem de processos é uma habilidade que se desenvolve com prática. Seus primeiros diagramas podem não ser perfeitos, mas cada modelagem ensina lições valiosas. Com o tempo, você desenvolverá sensibilidade para equilibrar detalhamento com clareza, criando modelos que realmente agregam valor à gestão de processos da organização.